Datenschutz-Beratung
Rechtssicher handeln.
Daten schützen. Vertrauen schaffen.
Datenschutz-Beratung nach DSGVO
für Hotels, Restaurants und weitere Wirtschaftsbranchen
Externe Unternehmens-Begleitung als Datenschutzberater
oder Datenschutzbeauftragter nach DSGVO in Deutschland
sicher. konform. up to date.
Gästedaten an der Rezeption, Bewerbungen im Personalbereich, Buchungssysteme und digitale Dienstleister: In einem Hotel werden täglich personenbezogene Daten verarbeitet. Dabei muss Datenschutz verlässlich organisiert sein und zugleich im laufenden Betrieb funktionieren.
Als externer Datenschutzbeauftragter begleite ich Hotels bei dieser Aufgabe. Ich berate die Verantwortlichen, stehe Mitarbeitenden für Datenschutzfragen zur Verfügung und unterstütze dabei, offene Themen Schritt für Schritt zu bearbeiten. Auch für einzelne Projekte oder konkrete Fragestellungen können Sie mich hinzuziehen.
Wann Unterstützung im Datenschutz sinnvoll ist
Sie möchten einen externen Datenschutzbeauftragten bestellen
Sie suchen eine persönliche, kontinuierliche Betreuung für Ihr Hotel und eine Ansprechperson, die die Abläufe in der Hotellerie kennt.
Ihre Dokumentation braucht einen aktuellen Stand
Ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ist unvollständig, Löschregeln sind ungeklärt oder Datenschutzinformationen passen nicht mehr zu den eingesetzten Systemen.
Ein neues Vorhaben wirft Fragen auf
Ob Videoüberwachung, ein neues Buchungssystem, ein KI-gestützter Telefonassistent oder ein weiterer Dienstleister: Vor der Einführung sollten Datenflüsse, Verträge und mögliche Risiken geprüft werden.
Ein Datenschutzvorfall ist aufgetreten
Jetzt kommt es darauf an, den Sachverhalt schnell zu erfassen, Risiken zu bewerten und die nächsten Schritte nachvollziehbar festzuhalten.
Was ich als externer Datenschutzbeauftragter für Ihr Hotel übernehme
Beratung im laufenden Betrieb
Ich berate Geschäftsführung und Mitarbeitende zu Datenschutzfragen und werde bei neuen oder veränderten Verarbeitungen frühzeitig eingebunden.
Prüfung und Begleitung von Maßnahmen
Ich verschaffe mir einen Überblick über relevante Abläufe und Unterlagen, prüfe Datenschutzthemen nach Risiko und Bedarf und spreche konkrete Empfehlungen aus. Offene Maßnahmen behalten wir gemeinsam im Blick.
Unterstützung bei Vorfällen und Anfragen
Bei Datenschutzvorfällen unterstütze ich Sie bei der Bewertung und Dokumentation.
Ich begleite Sie auch bei Anfragen betroffener Personen und bin Anlaufstelle für die Aufsichtsbehörde.
Beratung bei Datenschutz-Folgenabschätzungen
Bei Vorhaben mit möglichen hohen Risiken berate ich Sie dazu, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich ist und begleite deren Durchführung.
Sensibilisierung und Schulung
Mitarbeitende erfahren anhand von Situationen aus dem Hotelalltag, wie sie beispielsweise mit Gästedaten, Auskunftsanfragen und möglichen Vorfällen umgehen.
Darüber hinaus kann ich Sie bei der Erstellung und Pflege von Datenschutzunterlagen unterstützen – etwa beim Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, bei Datenschutzhinweisen, Löschregeln oder der Prüfung von Verträgen mit Dienstleistern. Welche Arbeiten ich konkret für Sie übernehmen soll, vereinbaren wir im Leistungsumfang.
Datenschutz mit Verständnis für Ihren Hotelalltag
An der Rezeption gelten andere praktische Anforderungen als in der Personalabteilung oder beim Betrieb einer Website. Deshalb beginne ich mit Ihren tatsächlichen Abläufen: Welche Daten werden verarbeitet? Wer ist beteiligt? Welche Unterlagen gibt es bereits? Und wo besteht Handlungsbedarf?
Sie erhalten eine verständliche Einschätzung und klare Prioritäten. Ich bespreche Empfehlungen mit den zuständigen Personen und begleite die vereinbarten Schritte. Die Verantwortung für die Datenverarbeitung bleibt bei Ihrem Unternehmen; als externer Datenschutzbeauftragter berate und überwache ich im Rahmen meiner Funktion.
So beginnt unsere Zusammenarbeit
Kennenlernen:
Wir lernen uns kennen, sprechen über Ihre aktuelen Herausforderungen, klären Ihre Fragen und den gewünschten Umfang der Unterstützung.
Bestandsaufnahme:
Ich sichte vorhandene Unterlagen und Abläufe und erfasse die wesentlichen offenen Themen.
Prioritäten:
Gemeinsam vereinbaren wir, welche Maßnahmen zuerst bearbeitet werden und wer dafür zuständig ist.
Laufende Begleitung:
Im Datenschutzmandat bleibe ich Ihr Ansprechpartner für neue Fragen, Änderungen und die vereinbarten Prüf- und Beratungsthemen.
Häufige Fragen zum Datenschutz:
Braucht jedes Hotel einen Datenschutzbeauftragten?
Nein. Ob eine Benennung erforderlich ist, hängt unter anderem von der Zahl der Personen ab, die ständig automatisiert personenbezogene Daten verarbeiten und von der Art der Verarbeitungen. Die Voraussetzungen prüfen wir für Ihren konkreten Betrieb.
Übernimmt der externe Datenschutzbeauftragte auch die Erstellung unserer Unterlagen?
Ich kann Sie dabei unterstützen. Welche Unterlagen ich prüfe oder mit Ihnen erarbeite, halten wir ebenso fest, wie die benötigte Mitwirkung Ihres Hotels.
Können wir Sie auch für ein einzelnes Thema beauftragen?
Ja. Neben einem laufenden Mandat sind auch eine Bestandsaufnahme, eine Schulung oder die Begleitung eines konkreten Vorhabens möglich.
Lassen Sie uns über den Datenschutz in Ihrem Hotel sprechen
Sie möchten einen externen Datenschutzbeauftragten bestellen oder wissen, wo Ihr Hotel aktuell steht?
In einem vertraulichen Gespräch klären wir Ihre Situation und welche Unterstützung für Sie sinnvoll ist.
Ich freue mich darauf, Sie kennenzulernen.
Ihr Jan Schmidt-Gehring
ibc Hotel Management - Interim | Beratung | Coaching